Eventmanagement
Die Location ist gebucht, der Caterer wartet noch auf die finale Personenzahl, die Technik braucht eine Rückmeldung, ein Referent hat seinen Vortrag verschoben, die Namensschilder fehlen noch. Und plötzlich fragt irgendjemand: „Wer kümmert sich eigentlich um den Aufbau?“ Für Gäste wirken Veranstaltungen im besten Fall mühelos. Hinter den Kulissen steckt in der Regel jedoch eine Menge Planung.
Octopus Communications übernimmt die Planung, Organisation und Koordination eurer Veranstaltung, damit ihr euch nicht gleichzeitig um Teilnehmende, Dienstleister, Ablauf, Technik und 37 offene Detailfragen kümmern oder am Veranstaltungstag mit Klebeband durchs Foyer rennen müsst.
Gute Events beginnen lange bevor der erste Gast eintrifft
Ein erfolgreiches Event entsteht nicht am Veranstaltungstag selbst, sondern wird Wochen oder Monate vorher geplant. Dafür braucht man ein klares Ziel, einen realistischen Zeitplan, klar definierte Verantwortlichkeiten und jemanden, der daran denkt, dass „das klären wir später“ tatsächlich irgendwann später ist. All diese Aufgaben verbindet professionelles Eventmanagement.
Wir strukturieren euer Vorhaben, koordinieren die Beteiligten, halten Termine nach und sorgen dafür, dass aus vielen einzelnen Aufgaben eine stimmige Veranstaltung entsteht.
Euer Event in guten Händen
Direkte Zusammenarbeit
Über 20 Jahre Erfahrung
Flexible Unterstützung
Strategie und Umsetzung aus einer Hand
Welche Veranstaltungen können wir begleiten?
Unser Eventmanagement für Unternehmen und Organisationen kann beispielsweise für die folgenden Formate eingesetzt werden:
- Tagungen
- Kongresse
- Kundenveranstaltungen
- Unternehmensveranstaltungen
- Workshops
- Fachveranstaltungen
- Informationsveranstaltungen
- Netzwerkveranstaltungen
- Jubiläen
- Kick-offs
- interne Veranstaltungen
- Produktpräsentationen
- hybride Formate
Welche Unterstützung sinnvoll ist, hängt nicht allein von der Gästezahl ab. Eine Veranstaltung mit 30 Personen und zwölf beteiligten Partnern kann organisatorisch anspruchsvoller sein als eine größere Veranstaltung mit einem sehr klaren Standardablauf. Deshalb schauen wir immer auf das konkrete Projekt.
Was wir im Eventmanagement übernehmen können
Was wir im Eventmanagement für euch übernehmen können, richtet sich nach der Komplexität eurer Veranstaltung und dem gewünschten Unterstützungsbedarf.
Wir unterstützen euch gerne bei
- Konzeption und Eventplanung
- Projekt- und Zeitplanung
- Auswahl und Koordination von Locations
- Abstimmung mit Dienstleistern
- Einladungs- und Teilnehmermanagement sowie Veranstaltungskommunikation
- Referenten- und Gästekoordination
- Ablaufplanung
- Cateringkoordination
- Erstellung von Veranstaltungsunterlagen
- Abstimmung mit internen und externen Ansprechpersonen
- Organisation von Materialien
- Vorbereitung des Veranstaltungstages
- Vor-Ort-Koordination
- Nachbereitung und Dokumentation
Nicht jede Veranstaltung benötigt das vollständige Paket. Vielleicht steht das Konzept bereits, vielleicht fehlen einfach nur zusätzliche Kapazitäten. Vielleicht möchtet ihr auch die komplette Veranstaltungsorganisation abgeben.Wir übernehmen genau den Teil, der euch entlastet.
Eventmanagement – so läuft die Zusammenarbeit ab
Eine Veranstaltung besteht aus vielen beweglichen Teilen. Die Zusammenarbeit mit uns soll dagegen möglichst klar sein.
- Erstgespräch
Am Anfang sprechen wir über eure Veranstaltung, eure Ziele, den geplanten Rahmen und die Aufgaben, bei denen ihr Unterstützung benötigt. Auf dieser Basis erstellen wir ein passendes Angebot und stimmen den vorgesehenen Rahmen mit euch ab. - Konzept und Aufgabenverteilung
Anschließend strukturieren wir das Projekt und legen gemeinsam fest, welche Aufgaben Octopus Communications übernimmt, welche bei euch bleiben und wo weitere Dienstleister eingebunden werden. Klare Zuständigkeiten sparen später erstaunlich viele E-Mails mit dem Betreff „Kurze Frage“. - Planung und Koordination
Jetzt wird es konkret: Termine, Abläufe, Dienstleister, Teilnehmende, Materialien und offene Punkte werden koordiniert und nachgehalten. Wir halten die Fäden zusammen und sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben nicht zwischen zwei Zuständigkeiten verschwinden. - Durchführung und Nachbereitung
Je nach vereinbartem Leistungsumfang begleiten wir auch die Durchführung eurer Veranstaltung und kümmern uns anschließend um die vereinbarte Nachbereitung. So endet das Eventmanagement nicht mit dem letzten Programmpunkt, sondern erst dann, wenn alle offenen Aufgaben erledigt sind.
Kurz gesagt: Ihr wisst jederzeit, wer wofür zuständig ist und was als Nächstes passiert.
Eventmanagement, das zu eurer Organisation passt
Bevor wir über Catering, Technik oder Tischdekoration sprechen, interessiert uns eine ganz andere Frage: Warum findet diese Veranstaltung statt?
Das Ziel entscheidet darüber, wie ein Event aufgebaut werden sollte. Deshalb planen wir nicht nach einer Standardschablone, sondern immer passend zu Ziel, Zielgruppe und Rahmenbedingungen eurer Veranstaltung.
- Eine Fachtagung braucht eine andere Dramaturgie als eine Kundenveranstaltung.
- Ein interner Workshop benötigt andere Rahmenbedingungen als ein großer Kongress.
- Und ein Networking-Event funktioniert schlecht, wenn der Zeitplan Gästen exakt vier Minuten zum Netzwerken lässt.
Unternehmensveranstaltungen können viele Formen haben: Kundenveranstaltungen, Jubiläen, Fachtagungen, Kick-offs, Workshops, Informationsveranstaltungen, Events für Mitarbeitende, Produktpräsentationen, Netzwerktreffen usw.
Es gibt zwar unterschiedliche Formate, aber immer dieselbe Herausforderung: Viele Einzelheiten müssen im richtigen Moment zusammenkommen.
Octopus Communications unterstützt Unternehmen bei der Planung und Durchführung solcher Corporate Events. Dabei können wir entweder die gesamte Koordination übernehmen oder euer internes Team gezielt ergänzen.
Bei Veranstaltungen von Organisationen und öffentlichen Einrichtungen sind oft besonders viele verschiedene Beteiligte involviert: Fachabteilungen, Referenten, Partner, Dienstleister, Gäste, ggf. Politik, Verbände oder Öffentlichkeit.
Dadurch entstehen viele Abstimmungen und Informationswege. Unser professionelles Veranstaltungsmanagement hilft dabei, Zuständigkeiten und Abläufe transparent zu halten. Wir koordinieren organisatorische Aufgaben und unterstützen euch bei der Kommunikation rund um die Veranstaltung. So stellen wir sicher, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden – und das möglichst, bevor jemand danach fragen muss.
Ihr habt das Konzept. Der Kunde hat zugesagt. Die Veranstaltung nimmt Formen an. Leider hat Ihr Team aktuell nur noch etwa zwölf Minuten freie Kapazität. Dann können wir als externe Unterstützung einsteigen.
Octopus Communications kann Agenturen projektbezogen bei der Eventplanung, -koordination und -organisation unterstützen und sich in bestehende Teams integrieren.
So können sich eure Kreativen auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne den halben Nachmittag mit der Suche nach einer Hotelbuchung zu verbringen.
Wir halten die Fäden zusammen
Veranstaltungen haben viele Schnittstellen – und genau dort fühlt sich der Satz „Ich dachte, das macht jemand anderes“ besonders wohl.
Wir versuchen, diesem Satz möglichst wenig Gelegenheit zur Entfaltung zu geben. Dazu definieren wir Aufgaben und Verantwortlichkeiten, dokumentieren offene Punkte und koordinieren die Beteiligten:
- Wer benötigt welche Information?
- Bis wann muss eine Entscheidung fallen?
- Welche Aufgabe hängt von welcher anderen Aufgabe ab?
- Wo entsteht möglicherweise ein Engpass?
Diese Fragen begleiten uns während der gesamten Eventorganisation. So behalten wir das große Ganze im Blick, ohne die Details aus den Augen zu verlieren.
Inhalte und Organisation aus einer Hand
Möglicherweise benötigt ihr nicht nur organisatorische Unterstützung. Vielleicht müssen zusätzlich
- Einladungstexte formuliert,
- Referenteninformationen erstellt,
- Programminhalte aufbereitet,
- Webseiten aktualisiert,
- Teilnehmerunterlagen angepasst,
- Texte lektoriert oder
- nach der Veranstaltung Inhalte veröffentlicht werden.
Euer Vorteil: Octopus Communications verbindet Eventmanagement mit Kommunikationsplanung, Unternehmenskommunikation und Storytelling. So können organisatorische und kommunikative Aufgaben gemeinsam geplant und umgesetzt werden.
Externes Eventmanagement – wenn intern schlicht die Zeit fehlt
Oft fehlt es intern nicht an Ideen, sondern an Zeit und Kapazität. Eine Veranstaltung läuft zusätzlich zum Tagesgeschäft. Plötzlich wird aus dem Vorhaben „Wir machen im Herbst noch ein kleines Kundenevent“ ein Projekt mit Location, Referenten, Technik, Catering, Anmeldung, Gästeliste, Dienstleistern, Ablaufplan und ungefähr 216 E-Mails.
Hier kann externes Eventmanagement entlasten. Ihr trefft die für euer Unternehmen wichtigen Entscheidungen, und wir kümmern uns um die vereinbarten organisatorischen Aufgaben und koordinieren die Umsetzung.
Wir können euch nicht versprechen, dass bei eurer Veranstaltung niemals etwas Unvorhergesehenes passiert, das wäre unseriös. Events finden in der Realität statt, und die hat gelegentlich einen ausgesprochen eigenwilligen Sinn für Dramaturgie. Was wir aber tun können:
- gründlich vorbereiten
- Abläufe strukturieren
- Risiken früh erkennen und
- bei Veränderungen handlungsfähig bleiben
Von Wiesbaden aus für den deutschsprachigen Raum
Octopus Communications hat seinen Sitz in Wiesbaden. Von hier aus unterstützen wir Kunden in der Rhein-Main-Region sowie überregional im gesamten deutschsprachigen Raum. Viele Aufgaben der Eventplanung und -koordination können digital vorbereitet werden. Ob und in welchem Umfang eine Betreuung vor Ort sinnvoll oder erforderlich ist, hängt von Veranstaltung, Ort und vereinbartem Leistungsumfang ab.
5 Vorteile eures Eventmanagements mit Octopus Communications
Ein gutes Eventmanagement sorgt für weniger Organisationsaufwand, klarere Abläufe und mehr Sicherheit – und das bereits lange vor dem Veranstaltungstag.
- Weniger Organisationsstress: Wir übernehmen die Koordination von Dienstleistern, Abläufen und offenen Punkten, damit nicht alles an euch hängen bleibt.
- Klare Abläufe und Zuständigkeiten: Alle Beteiligten wissen, was wann passiert und wer wofür verantwortlich ist.
- Weniger Schnittstellenchaos: Informationen werden gebündelt und zwischen internen Teams, Dienstleistern und weiteren Beteiligten koordiniert.
- Mehr Zeit für eure Gäste: Ihr könnt euch auf eure Rolle als Gastgeber, auf Kundinnen und Kunden, Teilnehmende und Inhalte konzentrieren, statt euch permanent um organisatorische Details kümmern zu müssen.
- Mehr Sicherheit am Veranstaltungstag: Eine gute Vorbereitung und klare Abläufe geben euch Sicherheit, selbst wenn etwas kurzfristig anders läuft als geplant.
Lasst uns euer Event gemeinsam planen!
Ihr plant eine Unternehmensveranstaltung, Tagung, einen Kongress, Workshop oder ein anderes Event und sucht professionelle Unterstützung?
Dann erzählt uns, was ihr vorhabt! Gemeinsam schauen wir, wie Octopus Communications euch entlasten kann.